茶館物資的管理過(guò)程——采購(gòu)

　　茶館物資的管理過(guò)程——采購(gòu)
　　物資采購(gòu)需要大量的資金，采購(gòu)成本的高低對(duì)茶館的盈利有直接的顯著的利害關(guān)系。同時(shí)茶館服務(wù)質(zhì)量的好壞，很大程度上也取決于采購(gòu)來(lái)的物資的質(zhì)量。
　　茶館物資采購(gòu)管理工作包括采購(gòu)計(jì)劃控制，即采購(gòu)部門(mén)大量收集各種信息，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，研究茶館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門(mén)提出的物資采購(gòu)申請(qǐng)，確定確需采購(gòu)的物資種類(lèi)和采購(gòu)數(shù)量以及采購(gòu)原則、采購(gòu)渠道、采購(gòu)日期，制定采購(gòu)工作計(jì)劃；采購(gòu)執(zhí)行控制，就是采購(gòu)部門(mén)廣泛征集所需各類(lèi)物資的供貨商信息，并謹(jǐn)慎審查，認(rèn)真比較各供貨商的優(yōu)劣，結(jié)合茶館經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，選擇合適的供貨商，實(shí)施訂貨與采購(gòu)；采購(gòu)過(guò)程控制，這一階段的工作是要將采購(gòu)活動(dòng)的資金流動(dòng)和實(shí)物流動(dòng)嚴(yán)格控制在計(jì)劃之內(nèi)。它包括采購(gòu)成本控制和采購(gòu)過(guò)程控制。采購(gòu)成本控制是指采購(gòu)全過(guò)程的總成本的控制，包括所有物資的采購(gòu)成本、訂貨成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本及缺貨的機(jī)會(huì)成本等，這些成本都必須通過(guò)嚴(yán)密的核算過(guò)程控制在計(jì)劃之內(nèi)。過(guò)程控制主要是指對(duì)物資的實(shí)物交接環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，包括監(jiān)察每批訂貨與到貨的數(shù)量、價(jià)格、日期、質(zhì)量、供貨商是否相符等。通過(guò)這些嚴(yán)格的管理工作，達(dá)到以最低的成本采購(gòu)到在質(zhì)與量?jī)煞矫娑挤喜桊^經(jīng)營(yíng)要求的物資的目的。
　　茶館物資采購(gòu)在總體上分為儲(chǔ)備采購(gòu)、日常采購(gòu)和臨時(shí)采購(gòu)三種。通常，儲(chǔ)備采購(gòu)都是計(jì)劃內(nèi)的采購(gòu)，而日常采購(gòu)包括計(jì)劃內(nèi)采購(gòu)和計(jì)劃外采購(gòu)兩種情況。臨時(shí)采購(gòu)是指茶館在運(yùn)行過(guò)程中，為滿(mǎn)足某些突發(fā)要求(包括客人產(chǎn)生的某些突發(fā)需求，如點(diǎn)了某類(lèi)特殊的菜肴和茶館產(chǎn)生的某些突發(fā)需求，如維修急需的某些零件)而進(jìn)行的采購(gòu)。這類(lèi)采購(gòu)的特點(diǎn)是數(shù)量不大，所購(gòu)物資超出采購(gòu)計(jì)劃范圍。不論哪一類(lèi)采購(gòu)，其過(guò)程都可歸納為請(qǐng)購(gòu)、報(bào)批和實(shí)施這三個(gè)步驟，只是不同類(lèi)型的采購(gòu)在這幾個(gè)步驟中有一些細(xì)微的差別。第一步是請(qǐng)購(gòu)。屬于日常采購(gòu)或臨時(shí)采購(gòu)的物資，由使用部門(mén)提出采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，并經(jīng)主管簽字。屬于儲(chǔ)備采購(gòu)的物資，若庫(kù)存量降至保險(xiǎn)儲(chǔ)備量界限時(shí)，則由倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，申請(qǐng)采購(gòu)，并由倉(cāng)庫(kù)主管簽字。第二步是報(bào)批。日常采購(gòu)若屬計(jì)劃內(nèi)的，其請(qǐng)購(gòu)單可直接報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，而計(jì)劃外的日常物資及臨時(shí)采購(gòu)物資請(qǐng)購(gòu)單，除了要報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批之外，還要呈報(bào)總經(jīng)理審批。儲(chǔ)備采購(gòu)物資的請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)首先送采購(gòu)部審核，由采購(gòu)部主管與采購(gòu)計(jì)劃相對(duì)照，確定申購(gòu)物資的品種、數(shù)量及資金需求量等各方面是否與計(jì)劃相符，把好采購(gòu)關(guān)。若在規(guī)定額度之內(nèi)，上報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批即可；若超出了規(guī)定額，還須再上報(bào)總經(jīng)理加批。第三步是實(shí)施。經(jīng)上述程序批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單必須一式三份，分別送交采購(gòu)部、驗(yàn)收部和財(cái)務(wù)部的應(yīng)付賬款處。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的要求，以采購(gòu)計(jì)劃為指導(dǎo)，選擇合適的供貨商訂立訂貨合同，或者到市場(chǎng)上直接采購(gòu)。還有一方面是必須加強(qiáng)采購(gòu)憑證管理。這是采購(gòu)管理科學(xué)化的重要一環(huán)。對(duì)憑證進(jìn)行保管，要求做到既能保證采購(gòu)憑證的安全和完整，又能便于事后查稽。因此，采購(gòu)部門(mén)要注意購(gòu)物憑證的歸檔和保管。